¿Sabes qué hacer cuando llega a tu oficina una visita inesperada?

August 14, 2018

Cuando hablamos del manejo del tiempo, estamos hablando sobre la organización de nuestras tareas diarias, con el propósito de asegurar el cumplimiento de las más importantes. En la oficina, siempre ocurre una serie de eventos que pueden ser obstáculos para lograr tener un manejo de tiempo adecuado, y una de ellas son las visitas inesperadas que hacen que perdamos la secuencia de nuestras actividades.

 

La efectividad es una característica que toda persona debe de tener para poder alcanzar sus objetivos en menor tiempo, pero no quiere decir que siempre hay que ser rápidos en realizar las tareas ya que puede ser contraproducente; es fácil confundir la velocidad con la efectividad y más cuando se descuida el valor de la calidad del servicio.

 

¿Qué podemos hacer ante una visita inesperada?... Esta es una de las situaciones más comunes en el área laboral dentro de las empresas, ya sean con clientes externos como clientes internos. Es importante señalar que se puede establecer una política interna en la cual la define la alta dirección y haga que disminuyan o se controlen este tipo de interrupciones que pueden estar afectando el cumplimiento de las actividades.

 

Para ello, también existen algunas recomendaciones que te damos para que puedas controlar y/o dar solución a este tipo de situaciones que puedes estar viviendo en la empresa:

1.Si la visita no programada llega a recepción y pregunta por nosotros, lo correcto es dar la instrucción que hagan pasar a la persona a la sala de espera.

 

2.Se debe pedir información sobre la persona, es decir, su nombre, puesto de la empresa, motivo de su visita y el nombre de la empresa de donde nos visita.

Cuando se tengan esos datos, podemos analizar si podemos o no recibirle.

 

3.Autorice a su asistente para que maneje sus citas asegurándose de que comprenda cuáles son sus prioridades, a qué persona está dispuesto a recibir en casi todo momento, cómo debe manejar las visitas no deseadas y dé indicaciones referentes al momento en que puede recibir al visitante.

 

4.Determine el horario de recepción de visitantes. Debe estar disponible en un periodo fijo para poder programar adecuadamente la visita.

 

5.Ordene una selección de sus visitantes. El escritorio de su asistente debe hallarse en tal posición que ninguna persona pueda entrar antes de ser interceptada; además, debe instruir a su asistente sobre los procedimientos corteses para interceptar.

 

6.Platique de pie. Cuando un visitante no fue interceptado, póngase de pie con un saludo amable, determine rápidamente la prioridad, decida si acepta la interrupción o si la diferirá para otra ocasión. Al mantenerse en pie, usted impide que el visitante se siente, ganando así el control psicológico.

 

7.Evite las interrupciones. Cuando atienda a un visitante, evite llamadas telefónicas u otras interrupciones, con excepción de urgencias extremas.

Las interrupciones no se pueden eliminar de raíz, por lo que es necesario saber planear y minimizar la cantidad de estas interrupciones indeseables. El tener una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas a causa de llamadas o de visitas inesperadas.

 

Coméntanos: ¿Qué es lo que haces cuando llega a tu oficina una visita que no tenías programada recibir?

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